Elaborar manual de procedimientos

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Manual ejemplo

sabias que...

Diferencias entre Procesos, Procedimientos e Instrucciones de Trabajo

MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

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Procedimientos Obligatorios

Importancia del Manual de Procesos y Procedimientos en los objetivos

El manual de procesos y procedimientos tiene como propósito fundamental servir de soporte para el desarrollo de las acciones, que en forma cotidiana la entidad debe realizar, a fin de cumplir con cada competencia particular asignadas por mando constitucional o legal, con la misión fijada y lograr la visión trazada. El manual se basa en un modelo de operación por procesos, lo que permite administrar la entidad pública como un todo, definir las actividades que agregan valor, trabajar en equipo y disponer de los recursos necesarios para su realización. Un modelo de operación por procesos favorece el cumplimiento de los principios de responsabilidad, al definir los macro procesos y procesos de acuerdo con los preceptos constitucionales y legales, la misión y visión de la entidad; de economía, al identificar con precisión los insumos para cada proceso con las condiciones de calidad y cantidad requeridas; de eficiencia, al evitar duplicidad de funciones; y de eficacia, al definir la cadena de valor o mapa de procesos de manera coherente y armónica con los planes y programas de la Institución

¿Porqué la falta de procedimientos formales en una empresa pequeña tiene efectos tan devastadores en los empleados?

El lado negativo de las políticas y procedimientos formales son bien conocidos. Gestión reactiva, exceso de burocracia y una talla única para todas las soluciones son negativos graves en todas las empresas, grandes y pequeñas. Sin embargo, incluso la empresa más pequeña puede beneficiarse de tener un marco básico del que echar mano cuando las cosas no salen -o sí salen- ir como estaba previsto. Si no existe tal marco, prepárate para graves consecuencias.

Servicio al consumidor

Para tener éxito, la pequeña empresa debe proporcionar un servicio al cliente para sus clientes. Cuando las cosas van bien, el servicio al cliente es fácil; cuando no, tener un procedimiento para hacer frente rápida y completamente al problema es imprescindible. Para reparar la confianza, el cliente no solo debe saber que el problema se ha resuelto a su satisfacción, sino que debe estar seguro que el problema no vuelva a suceder en el futuro. Tener un procedimiento para documentar el problema y la solución mantiene a todos contentos, no tenerlo garantiza un cliente infeliz y potencialmente perdido.

Relaciones con empleados

Muchas empresas utilizan un manual del empleado que detalla las expectativas que la empresa tiene con respecto a sus empleados. Comúnmente es conocido como un código de conducta, y proporciona un marco para los empresarios a seguir cuando un empleado necesita ser disciplinado. La empresa debe ser capaz de señalar a un conjunto de reglas para su propia protección, no establecer estas normas puede exponer al empleador a demandas judiciales en caso de que un empleado sienta que fue despedido injustamente. Debido a su tamaño, las pequeñas empresas se ven más afectadas en gran medida cuando se producen problemas con las relaciones laborales, menos empleados significa que las noticias vuelan con despiadada eficiencia, reduciendo la privacidad y la moral, al mismo tiempo.

Eficiencia y control

Los procedimientos pueden ahorrar dinero a la empresa. Por ejemplo, tener un proceso establecido para la revisión de las compras y requerir niveles de aprobación garantiza que los esfuerzos y los recursos no se dupliquen. Debido a que las pequeñas empresas deben asegurarse de no perder sus preciados recursos, la capacidad de que las divisiones y empleados compartan las compras de las empresas es esencial. Además, las compras que están sujetas al proceso de aprobación se examinan más a fondo y reducen los gastos innecesarios.

Operaciones legales

La razón más importante para contar con políticas y procedimientos establecidos es asegurar el cumplimiento de la ley. Desde impuestos a prácticas de contratación para el desarrollo de productos, existen serias consecuencias cuando una empresa entra en conflicto con la ley. Por ejemplo, una empresa que no cumpla con ingresos adecuados y las normas de presentación de informes de gastos puede quebrar debido a las sanciones del Servicio de Impuestos Internos. El incumplimiento de las prácticas federales de contratación puede dar lugar a un pleito costoso. La venta de un producto que otra empresa inventó cuando está bajo la protección de patentes es ilegal. Como resultado, tener procedimientos en vigor para los empleados a seguir ayudará a la empresa a evitar errores costosos y embarazosos.

20 preguntas más relacionadas con los Manuales de Políticas y ProcedimientosSe pueden desarrollar a partir de un procedimiento que muestre cómo elaborar, revisar y controlar los métodos. Debido a la tecnología especializada que los manuales contienen, es conveniente que cada manual solamente permanezca en manos del área que lo haya generado. El responsable de la edición, revisión y actualización de los manuales de métodos es el responsable del área emisora correspondiente (porque es allí donde se está utilizando el manual). Otros manuales se pueden desarrollar en función de las necesidades específicas por documentar. La información deberá estar relacionada con un tema en particular. Estos manuales pueden desarrollarse utilizando como guía los procedimientos y formatos maestros y los ejemplos incluidos en este manual y las normas correspondientes del Sistema de Gestión de la organización. Los manuales que se generen deben estar solamente en manos de personas que directamente los vayan a utilizar. Algunos ejemplos de otros manuales son: manual de ética, manual de responsabilidad social, manual de administración ambiental, manual de planeación estratégica, manual para el desarrollo de proveedores, manual del corporativo, manuales de maquinaria y equipo, manual para el ahorro de energía eléctrica, manual para el tratamiento de aguas residuales, etc. 4. ¿Cuándo se justifica elaborar un manual? Cuando las pérdidas, el estrés de la gente, el desperdicio de la organización, los conflictos interdepartamentales y las quejas de los clientes sean mayores que el costo y el tiempo dedicados al diseño y elaboración de políticas, procedimientos y manuales. Cuando se requiere capacitar continuamente personal de nuevo ingreso. Cuando se van a abrir sucursales o franquicias. Cuando se va a delegar responsabilidades en otras personas. Cuando se está institucionalizando a la empresa / organización y ya no se puede depender solamente de unas cuantas personas. Cuando se está en un proceso de certificación del Sistema de Gestión. Cuando se quiere valorar más ante un tercero (socio o inversionista) la efectividad de la administración y disminuir el riesgo de las futuras inversiones. 5. ¿La elaboración de manuales es sólo conveniente para aquellas organizaciones que tienen un sistema de gestión específico y desean obtener el registro de certificación contra las NORMAS ISO 9000, ISO 14000, QS 9000, ISO/TS 16949, OHSAS 18000? Las organizaciones que quieren certificarse, están obligadas a documentar su Sistema de Gestión correspondiente y esto les trae como beneficio un mayor orden y control de todas sus actividades diarias porque la filosofía de las NORMAS ISO es hacer lo que se dice y decir lo que se hace. Las organizaciones que no necesitan o todavía no obtienen su registro de certificación con las NORMAS ISO, pueden también disfrutar de las ventajas de tener la documentación de su sistema, pero sin tener la “motivación” (presión) para certificarse. 6. ¿Es conveniente hacer manuales cuando un departamento u organización apenas está iniciando operaciones? ¡Si! Por tres razones: en primer lugar, se está en la fase de diseño del sistema y éste es el mejor momento (sin vicios ni malas costumbres) para definir y proponer la mejor forma de trabajar; en segundo lugar, los manuales pueden acelerar que el personal de nuevo ingreso o promovido se adapte rápidamente a la nueva cultura de la organización y, en tercer lugar, el manual irá creciendo al mismo ritmo del departamento o la organización. 7. Dentro de una organización, ¿quién debe elaborar los manuales de políticas y procedimientos? Debido a que cada uno de los colaboradores conoce y domina mejor que nadie las funciones de su trabajo, son las personas más indicadas para documentar esta información. Por lo tanto, todas las personas que colaboran dentro de una organización y que así lo deseen, pueden elaborar políticas, procedimientos y manuales. Solamente hay que darles una capacitación sobre la elaboración de manuales, sobre los procedimientos y formatos maestros y mostrarles algunos ejemplos. En algunas ocasiones, puede ser conveniente, por cuestión de rapidez, solicitarle a un tercero ajeno al área o departamento correspondiente, que ayude a elaborar y formalizar las políticas, procedimientos y manuales. También es conveniente recordar que, una vez elaborados los manuales, lo más importante es darles mantenimiento para asegurar que realmente sean útiles y reflejen la realidad de lo que hace el departamento, por lo que si los usuarios no saben o no quieren elaborar y/o revisar los manuales, éstos pueden muy pronto volverse obsoletos. Obligar a alguien a que elabore los manuales y encomendarle a una sola persona que se encargue de éstos, no son decisiones que faciliten a la organización adoptar una cultura de orden y normalización. Lo mejor es que todos contribuyan con su granito de arena, aunque el ritmo de elaboración pueda ser lento. 8. ¿Qué actividades y cuánto tiempo toma elaborar un procedimiento? Más con la idea de ilustrar las actividades y pasos que se siguen en la elaboración de un procedimiento que con la idea de que los tiempos correspondientes sirvan como estándar de referencia, a continuación se presenta un desglose de los principales rubros que intervienen en la elaboración de un procedimiento: Actividad Tiempo estimado Recopilar información De 1 a 2 hrs. Elaborar el borrador del diagrama de flujo De 1 a 2 hrs. Revisar el diagrama de flujo (con los involucrados) De 1 a 2 hrs. Elaborar el procedimiento De 4 a 8 hrs. Revisar y corregir el procedimiento (por parte del elaborador) De 1 a 2 hrs. Revisar y autorizar el procedimiento (por las personas autorizadas) De 1 a 2 hrs. Hacer correcciones finales De 1 a 2 hrs. Total De 10 a 20 hrs. 9. ¿Cuántos procedimientos se requieren elaborar para documentar adecuadamente un sistema u organización? Cada organización es diferente en cuanto a tamaño, procesos, estructura, posición en el mercado, productos, estrategias y recursos. Por ello, la cantidad adecuada de procedimientos para cada organización es variable. Se requiere cuando menos un procedimiento por cada subproceso identificado en el correspondiente mapeo de procesos. Sin embargo, más que pensar en la cantidad de procedimientos que se necesitan, es más importante asegurar que, con la implantación de cada uno de ellos, se estén haciendo las cosas correctamente y se están obteniendo los resultados y objetivos esperados. Además, una vez que la gente y la organización disfrutan del orden y control de sus procesos y actividades, la elaboración de procedimientos irá formando parte de la rutina de mejora. Los procedimientos mejoran la calidad y la consistencia de las operaciones. Hay predicción y no confusión. 10. ¿Cuánto cuesta elaborar un manual? En términos económicos, si se paga a un “consultor” para que elabore los manuales, probablemente el costo sea “mucho mayor” que el costo involucrado cuando todas las personas de la organización participan en su elaboración. Si se hace internamente, el mayor costo corresponderá al tiempo que el personal de la organización dedique a la elaboración, revisión, adecuación e implantación de las políticas, procedimientos y manuales y al costo de las actividades que deja de realizar por estar dedicado a esta actividad. Además, la ventaja es que generalmente este tiempo estará cubierto dentro de la nómina del personal. Aunque en este momento valdría la pena comentar que el costo de no tener manuales es mucho mayor debido a que, todos los días, la gente se la pasa persiguiendo la información, corrigiendo problemas por “malos entendidos” y por “fallas de comunicación”, autorizando “desviaciones”, “negociando” cambios con las diferentes áreas y departamentos de la organización, modificando compromisos con los clientes, “capacitando al vapor” a la gente de nuevo ingreso y atendiendo otras actividades desgastantes e improductivas. ¿Cuánto cuesta todo esto? Muchísimo dinero, mucha salud y mucha energía humana. El costo de no tener manuales podría ser equivalente al desperdicio global que genera la organización. En algunos casos, este desperdicio llega a ser del 20-25% de la facturación anual de la organización. 11. ¿Qué tipo de actividades se deben documentar en un procedimiento? Principalmente aquellas que conforman la finalidad de la organización y aquellas en que es muy costoso el no contar con una guía detallada para hacer correctamente una actividad. Por ejemplo: ¿Cómo hacer cotizaciones? ¿Cómo abrir nuevas sucursales / franquicias? ¿Cómo arrancar una subestación? ¿Cómo manejar un montacargas? ¿Cómo entrevistar a una persona por medio de competencias laborales? ¿Cómo atender y retener a un cliente triple A? ¿Qué hacer en caso de un terremoto o incendio? ¿Qué hacer en caso de robo a la organización?, etc. Las actividades que pueden o no ser documentadas son aquellas que no son vitales para el buen funcionamiento de la organización o que son esporádicas y no afectan sensiblemente el resultado final. Por ejemplo: ¿Cómo inaugurar una nueva instalación (maquinaria, oficinas, edificio)? ¿Cómo organizar una excursión? ¿Cómo hacer un análisis comparativo con los productos o servicios de la competencia?, etc. Para realizar bien este tipo de actividades, en lugar de hacer todo un procedimiento, tal vez sea conveniente elaborar solamente un pequeño plan de acción. 12. ¿Cómo se pueden elaborar procedimientos que sean ágiles y sencillos? La burocracia se genera cuando, de manera consciente o inconsciente, se hacen complicados los procedimientos. Por ello, el primer consejo al estar elaborando procedimientos, es cuestionar constantemente si cada paso que se está incluyendo en el procedimiento genera o no valor a la organización; preguntarse si cada actividad es realmente necesaria e indispensable y determinar si puede ser modificada, simplificada o eliminada sin alterar el propósito original del procedimiento. Además, es vital que quien elabore o proponga los procedimientos escritos sea una persona con suficiente experiencia práctica para evitar que dichos procedimientos sean una utopía o un sueño inalcanzable. Recuerde que el mejor procedimiento es el que se usa y da resultados, no el más largo ni el más vistoso, ni el más sofisticado, ni el que se tardó mucho tiempo en ser elaborado, ni el que hizo el “jefe”, ni el que mandaron del “corporativo”. La burocracia se puede eliminar desde el principio si está usted consciente de no querer incluirla en sus procedimientos. Además, es necesario recordar que, cuando no están formalizados las políticas y los procedimientos, también se genera mucha burocracia. 13. ¿Cómo se puede evitar que los procedimientos o manuales lleguen a hacerse burocráticos? Haciéndolos sencillos y comprensibles para todos Elaborando políticas que sean realistas y funcionales para que se respeten en al menos el 90-95 por ciento de los casos Incluyendo actividades de transformación –al producto o servicio –que le agreguen valor al cliente y a la propia organización Medir y evaluar los principales indicadores asociados a estos procesos y/o actividades Revisar y adecuar regularmente los procedimientos a la realidad cotidiana de la organización. 14. ¿Qué es lo más difícil al estar elaborando políticas, procedimientos y manuales? Que la organización reconozca el valor de documentar sus actividades y procesos. ¿Se imagina usted al mundo y a las ciudades sin mapas? No, ¿verdad? Sin mapas, viviríamos permanentemente perdidos (o con una buena memoria), reconociendo solamente los caminos en base de muchas pruebas y error. Igualmente, sin manuales, cada colaborador descubre diariamente su propio camino usando su instinto, algunas veces, dando vueltas en el mismo lugar sin avanzar; otras, caminando en un laberinto sin salida y, otras (las afortunadas), llegando rápidamente a la meta. Los mapas son útiles por el valor que les dan a los ciudadanos y a los viajeros de cada ciudad. Los manuales son útiles por el valor y ayuda que les brindan a las organizaciones y a sus colaboradores para alcanzar sus metas. Lo más difícil es dar el primer paso para su elaboración; lo demás, es fácil. Para correr en un maratón, lo difícil es empezar a correr el primer kilómetro. 15. ¿Cuándo es conveniente contratar a un consultor externo? Cuando se requiere una metodología práctica y probada exitosamente en otras organizaciones Cuando la organización está muy ocupada con sus operaciones cotidianas y necesita brazos y mentes para hacer sus manuales Cuando hay una fecha límite para tener los manuales Cuando se requiere evaluar el estatus, efectividad y funcionamiento de la organización Cuando se requiere sensibilizar al equipo directivo acerca de los beneficios de contar con un sistema documentado Cuando se desea capacitar al equipo directivo y a sus brazos derechos sobre las técnicas y metodologías para elaborar políticas, procedimientos, formatos y manuales Cuando se requiere incorporar rápidamente la tecnología probada en otras organizaciones similares. Contratar a un consultor para que elabore los manuales de políticas y procedimientos puede ser bueno, en algunos casos, siempre y cuando no haga a la organización dependiente de él porque, al momento de actualizar los manuales, los usuarios, quienes no participaron en su elaboración, no sabrían cómo revisarlos. Es más recomendable y saludable para la organización que la gente aprenda, junto con el consultor, a elaborar sus propios manuales. 16. ¿Qué herramienta se puede usar, en lugar de la elaboración de manuales, para administrar una organización? Un buen sustituto de los manuales es la experiencia de la organización traducida en buenas costumbres y hábitos, apoyada en un funcional sistema de información, respaldada en una rotación casi nula de personal e inmersa en una cultura organizacional orientada al desarrollo y a la mejora continua. ¿Es difícil contar con todo esto? Bueno, la alternativa todavía sigue siendo la elaboración de manuales de políticas y procedimientos, sobre todo ahora que, a través del desarrollo de sistemas de información y de la Multimedia, se puede facilitar el desarrollo y aprendizaje de manuales de políticas y procedimientos. 17. ¿Cómo ayudan los manuales a normalizar una organización? Si pudiésemos observar en un microscopio a las organizaciones líderes en el mercado, observaríamos que éstas tienen en común 10 características que interactúan adecuadamente para proporcionarles una base sólida de crecimiento y desarrollo. Las 10 características de una organización normalizada son: Tienen un equipo directivo que dirige los esfuerzos de crecimiento y desarrollo de la organización Tienen una cultura de resultados midiendo continuamente sus objetivos e indicadores Conocen su posición competitiva frente a sus principales competidores Tienen una estructura organizacional bien definida Tienen programas anuales de certificación de competencias laborales Se administran a través de políticas y procedimientos Tienen un sistema de gestión certificado por un organismo de tercera parte Tiene un proceso formal de planeación estratégica Implantan planes y programas de mejora Tienen una cultura organizacional homogénea. Una organización sana se preocupa siempre por incorporar y adecuar permanentemente conocimientos y técnicas directivas a su tipo específico de negocio. La organización que no se actualiza, se va haciendo obsoleta y, de manera paulatina, va perdiendo competitividad. ¿Qué pasa con una casa a la cual no se le da mantenimiento continuamente? Primero, se va desgastando la pintura, después, empiezan a aparecer las goteras y, poco a poco, se van deteriorando los jardines, los closets, los baños, los pisos, las paredes, los muebles y todo lo demás, hasta que se requiere de un mantenimiento mayor. Igualmente, el tiempo y costo que implica recuperar la competitividad de una organización, son mucho mayores que actuar diaria y oportunamente. 18. ¿Cuáles son las etapas del Modelo MANUALES de GRUPO ALBE? MANUAL-PARA-ELABORAR-COVER Etapa 1 Diagnóstico de la Estructura Documental Etapa 2 Elaboración de los Procedimientos Maestros Etapa 3 Diseño de la Estructura Documental Etapa 4 Desarrollo de los Manuales Etapa 5 Aprobación y Liberación de los Manuales Etapa 6 Difusión de los Manuales al 100% del personal Etapa 7 Seguimiento, Mantenimiento y Mejora de los Manuales 19. ¿Cómo ayudan los manuales de políticas y procedimientos a incrementar las ventas? Los manuales, por sí solos, tal vez no ayuden a vender más, pero sí ayudan a consolidar las ventas actuales. ¿Por qué? Porque dentro de los manuales, se incorpora la tecnología de la organización para desarrollar nuevos productos, para implantar nuevru

A continuación, se presentan respuestas a algunas de las principales preguntas que me han hecho las personas que van a elaborar o ya están elaborando sus manuales de políticas y procedimientos.1. ¿Por qué se deben elaborar manuales de políticas y procedimientos? Porque es una de las mejores herramientas para administrar una organización. Sirven para transmitir completa y efectivamente los conocimientos, experiencias y cultura organizacional a todo el personal de nuevo ingreso y al promovido a un nuevo puesto. Documenta la experiencia acumulada por la organización a través de los años en beneficio de sí misma.2. ¿Qué tipos de organización necesitan manuales de políticas y procedimientos?Todas aquellas organizaciones públicas o privadas, pequeñas, medianas o grandes, nacionales o trasnacionales, con o sin fines de lucro:

• Que requieran normalizar su operación

• Que busquen eliminar estrés y desperdicio

• Que deseen duplicar o replicar su cultura organizacional en otros puntos de ventas, sucursales, franquicias

• Que deseen incrementar y/o consolidar su posición competitiva

• Que deseen tener un crecimiento sostenido en ventas, utilidades, rentabilidad y satisfacción de clientes

• Que estén buscando la certificación con las NORMAS ISO 9000, ISO 14000, ISO/TS 16949, OHSAS 18000.

3. ¿Cuáles son los principales manuales con que debe contar una organización?El manual de calidad, el manual de políticas y procedimientos, el manual de organización, los manuales de métodos y otros manuales requeridos por el particular tipo de negocio.

• El manual de calidad es un manual que contiene las directrices generales acerca del funcionamiento del Sistema de Gestión de la Calidad de la organización. Se puede desarrollar con base en la NORMA ISO 10013 o en algún otro procedimiento funcional. Es conveniente que EL MANUAL DE CALIDAD lo tengan todas las áreas autorizadas y los departamentos de los primeros tres niveles jerárquicos de la organización. El responsable de la edición, revisión y actualización del manual de calidad es generalmente el representante de la Dirección.

• Los manuales de políticas y procedimientos son manuales que documentan las actividades y procesos que desarrolla cada una de las áreas de la organización. Se pueden desarrollar en base a los procedimientos y formatos incluidos en este manual. Es conveniente que cada área autorizada tenga su propio manual de políticas y procedimientos. El responsable de la edición, revisión y actualización del manual de políticas y procedimientos generalmente es el Director, Gerente o Responsable de cada área emisora. Nota: Si una organización apenas empieza a documentar sus políticas y procedimientos, tal vez le convenga tener solamente un manual de políticas y procedimientos. Cuando haya aumentado la documentación, se pueden separar las políticas de los procedimientos, o bien, elaborar los tomos que sean necesarios para cada una de las áreas autorizadas.

• El manual de organización es un manual que documenta la cultura y estructura de la organización. Generalmente incluye los organigramas, los perfiles de puesto, las descripciones de puesto, la filosofía y los valores de la organización. Se utiliza principalmente para hacer la inducción del personal de nuevo ingreso. El manual de organización podría desarrollarse en base a procedimientos especialmente diseñados para ello y que incluyan, principalmente, los procedimientos para elaborar y actualizar organigramas y para elaborar y actualizar perfiles y descripciones de puesto. Es conveniente que cada área autorizada tenga su propio manual de organización. El responsable de la edición, revisión, actualización y difusión de los manuales de organización es el Director, Gerente o Responsable del área de Recursos Humanos.

• Los manuales de métodos son manuales especializados que desarrollan y utilizan principalmente las áreas técnicas de la organización: ventas, producción, ingeniería, diseño, control de calidad, investigación y desarrollo, informática, sistemas y mantenimiento, entre otras áreas. Se pueden desarrollar a partir de un procedimiento que muestre cómo elaborar, revisar y controlar los métodos. Debido a la tecnología especializada que los manuales contienen, es conveniente que cada manual solamente permanezca en manos del área que lo haya generado. El responsable de la edición, revisión y actualización de los manuales de métodos es el responsable del área emisora correspondiente (porque es allí donde se está utilizando el manual).

• Otros manuales se pueden desarrollar en función de las necesidades específicas por documentar. La información deberá estar relacionada con un tema en particular. Estos manuales pueden desarrollarse utilizando como guía los procedimientos y formatos maestros y los ejemplos incluidos en este manual y las normas correspondientes del Sistema de Gestión de la organización. Los manuales que se generen deben estar solamente en manos de personas que directamente los vayan a utilizar. Algunos ejemplos de otros manuales son: manual de ética, manual de responsabilidad social, manual de administración ambiental, manual de planeación estratégica, manual para el desarrollo de proveedores, manual del corporativo, manuales de maquinaria y equipo, manual para el ahorro de energía eléctrica, manual para el tratamiento de aguas residuales, etc.

4. ¿Cuándo se justifica elaborar un manual?Cuando las pérdidas, el estrés de la gente, el desperdicio de la organización, los conflictos interdepartamentales y las quejas de los clientes sean mayores que el costo y el tiempo dedicados al diseño y elaboración de políticas, procedimientos y manuales.

• Cuando se requiere capacitar continuamente personal de nuevo ingreso.

• Cuando se van a abrir sucursales o franquicias.

• Cuando se va a delegar responsabilidades en otras personas.

• Cuando se está institucionalizando a la empresa / organización y ya no se puede depender solamente de unas cuantas personas.

• Cuando se está en un proceso de certificación del Sistema de Gestión.

• Cuando se quiere valorar más ante un tercero (socio o inversionista) la efectividad de la administración y disminuir el riesgo de las futuras inversiones.

5. ¿La elaboración de manuales es sólo conveniente para aquellas organizaciones que tienen un sistema de gestión específico y desean obtener el registro de certificación contra las NORMAS ISO 9000, ISO 14000, QS 9000, ISO/TS 16949, OHSAS 18000?Las organizaciones que quieren certificarse, están obligadas a documentar su Sistema de Gestión correspondiente y esto les trae como beneficio un mayor orden y control de todas sus actividades diarias porque la filosofía de las NORMAS ISO es hacer lo que se dice y decir lo que se hace.Las organizaciones que no necesitan o todavía no obtienen su registro de certificación con las NORMAS ISO, pueden también disfrutar de las ventajas de tener la documentación de su sistema, pero sin tener la “motivación” (presión) para certificarse.6. ¿Es conveniente hacer manuales cuando un departamento u organización apenas está iniciando operaciones?¡Si! Por tres razones: en primer lugar, se está en la fase de diseño del sistema y éste es el mejor momento (sin vicios ni malas costumbres) para definir y proponer la mejor forma de trabajar; en segundo lugar, los manuales pueden acelerar que el personal de nuevo ingreso o promovido se adapte rápidamente a la nueva cultura de la organización y, en tercer lugar, el manual irá creciendo al mismo ritmo del departamento o la organización.7. Dentro de una organización, ¿quién debe elaborar los manuales de políticas y procedimientos?Debido a que cada uno de los colaboradores conoce y domina mejor que nadie las funciones de su trabajo, son las personas más indicadas para documentar esta información. Por lo tanto, todas las personas que colaboran dentro de una organización y que así lo deseen, pueden elaborar políticas, procedimientos y manuales. Solamente hay que darles una capacitación sobre la elaboración de manuales, sobre los procedimientos y formatos maestros y mostrarles algunos ejemplos. En algunas ocasiones, puede ser conveniente, por cuestión de rapidez, solicitarle a un tercero ajeno al área o departamento correspondiente, que ayude a elaborar y formalizar las políticas, procedimientos y manuales. También es conveniente recordar que, una vez elaborados los manuales, lo más importante es darles mantenimiento para asegurar que realmente sean útiles y reflejen la realidad de lo que hace el departamento, por lo que si los usuarios no saben o no quieren elaborar y/o revisar los manuales, éstos pueden muy pronto volverse obsoletos. Obligar a alguien a que elabore los manuales y encomendarle a una sola persona que se encargue de éstos, no son decisiones que faciliten a la organización adoptar una cultura de orden y normalización. Lo mejor es que todos contribuyan con su granito de arena, aunque el ritmo de elaboración pueda ser lento.8. ¿Qué actividades y cuánto tiempo toma elaborar un procedimiento?Más con la idea de ilustrar las actividades y pasos que se siguen en la elaboración de un procedimiento que con la idea de que los tiempos correspondientes sirvan como estándar de referencia, a continuación se presenta un desglose de los principales rubros que intervienen en la elaboración de un procedimiento:

Actividad	Tiempo estimado
Recopilar información	De 1 a 2 hrs.
Elaborar el borrador del diagrama de flujo	De 1 a 2 hrs.
Revisar el diagrama de flujo (con los involucrados)	De 1 a 2 hrs.
Elaborar el procedimiento	De 4 a 8 hrs.
Revisar y corregir el procedimiento (por parte del elaborador)	De 1 a 2 hrs.
Revisar y autorizar el procedimiento (por las personas autorizadas)	De 1 a 2 hrs.
Hacer correcciones finales	De 1 a 2 hrs.
Total	De 10 a 20 hrs.

9. ¿Cuántos procedimientos se requieren elaborar para documentar adecuadamente un sistema u organización?Cada organización es diferente en cuanto a tamaño, procesos, estructura, posición en el mercado, productos, estrategias y recursos. Por ello, la cantidad adecuada de procedimientos para cada organización es variable. Se requiere cuando menos un procedimiento por cada subproceso identificado en el correspondiente mapeo de procesos. Sin embargo, más que pensar en la cantidad de procedimientos que se necesitan, es más importante asegurar que, con la implantación de cada uno de ellos, se estén haciendo las cosas correctamente y se están obteniendo los resultados y objetivos esperados. Además, una vez que la gente y la organización disfrutan del orden y control de sus procesos y actividades, la elaboración de procedimientos irá formando parte de la rutina de mejora. Los procedimientos mejoran la calidad y la consistencia de las operaciones. Hay predicción y no confusión.10. ¿Cuánto cuesta elaborar un manual?En términos económicos, si se paga a un “consultor” para que elabore los manuales, probablemente el costo sea “mucho mayor” que el costo involucrado cuando todas las personas de la organización participan en su elaboración. Si se hace internamente, el mayor costo corresponderá al tiempo que el personal de la organización dedique a la elaboración, revisión, adecuación e implantación de las políticas, procedimientos y manuales y al costo de las actividades que deja de realizar por estar dedicado a esta actividad. Además, la ventaja es que generalmente este tiempo estará cubierto dentro de la nómina del personal. Aunque en este momento valdría la pena comentar que el costo de no tener manuales es mucho mayor debido a que, todos los días, la gente se la pasa persiguiendo la información, corrigiendo problemas por “malos entendidos” y por “fallas de comunicación”, autorizando “desviaciones”, “negociando” cambios con las diferentes áreas y departamentos de la organización, modificando compromisos con los clientes, “capacitando al vapor” a la gente de nuevo ingreso y atendiendo otras actividades desgastantes e improductivas. ¿Cuánto cuesta todo esto? Muchísimo dinero, mucha salud y mucha energía humana. El costo de no tener manuales podría ser equivalente al desperdicio global que genera la organización. En algunos casos, este desperdicio llega a ser del 20-25% de la facturación anual de la organización.11. ¿Qué tipo de actividades se deben documentar en un procedimiento?Principalmente aquellas que conforman la finalidad de la organización y aquellas en que es muy costoso el no contar con una guía detallada para hacer correctamente una actividad. Por ejemplo: ¿Cómo hacer cotizaciones? ¿Cómo abrir nuevas sucursales / franquicias? ¿Cómo arrancar una subestación? ¿Cómo manejar un montacargas? ¿Cómo entrevistar a una persona por medio de competencias laborales? ¿Cómo atender y retener a un cliente triple A? ¿Qué hacer en caso de un terremoto o incendio? ¿Qué hacer en caso de robo a la organización?, etc.Las actividades que pueden o no ser documentadas son aquellas que no son vitales para el buen funcionamiento de la organización o que son esporádicas y no afectan sensiblemente el resultado final. Por ejemplo: ¿Cómo inaugurar una nueva instalación (maquinaria, oficinas, edificio)? ¿Cómo organizar una excursión? ¿Cómo hacer un análisis comparativo con los productos o servicios de la competencia?, etc. Para realizar bien este tipo de actividades, en lugar de hacer todo un procedimiento, tal vez sea conveniente elaborar solamente un pequeño plan de acción.12.  ¿Cómo se pueden elaborar procedimientos que sean ágiles y sencillos?La burocracia se genera cuando, de manera consciente o inconsciente, se hacen complicados los procedimientos. Por ello, el primer consejo al estar elaborando procedimientos, es cuestionar constantemente si cada paso que se está incluyendo en el procedimiento genera o no valor a la organización; preguntarse si cada actividad es realmente necesaria e indispensable y determinar si puede ser modificada, simplificada o eliminada sin alterar el propósito original del procedimiento. Además, es vital que quien elabore o proponga los procedimientos escritos sea una persona con suficiente experiencia práctica para evitar que dichos procedimientos sean una utopía o un sueño inalcanzable. Recuerde que el mejor procedimiento es el que se usa y da resultados, no el más largo ni el más vistoso, ni el más sofisticado, ni el que se tardó mucho tiempo en ser elaborado, ni el que hizo el “jefe”, ni el que mandaron del “corporativo”. La burocracia se puede eliminar desde el principio si está usted consciente de no querer incluirla en sus procedimientos. Además, es necesario recordar que, cuando no están formalizados las políticas y los procedimientos, también se genera mucha burocracia.13. ¿Cómo se puede evitar que los procedimientos o manuales lleguen a hacerse burocráticos?

• Haciéndolos sencillos y comprensibles para todos

• Elaborando políticas que sean realistas y funcionales para que se respeten en al menos el 90-95 por ciento de los casos

• Incluyendo actividades de transformación –al producto o servicio –que le agreguen valor al cliente y a la propia organización

• Medir y evaluar los principales indicadores asociados a estos procesos y/o actividades

• Revisar y adecuar regularmente los procedimientos a la realidad cotidiana de la organización.

14.  ¿Qué es lo más difícil al estar elaborando políticas, procedimientos y manuales?Que la organización reconozca el valor de documentar sus actividades y procesos. ¿Se imagina usted al mundo y a las ciudades sin mapas? No, ¿verdad? Sin mapas, viviríamos permanentemente perdidos (o con una buena memoria), reconociendo solamente los caminos en base de muchas pruebas y error. Igualmente, sin manuales, cada colaborador descubre diariamente su propio camino usando su instinto, algunas veces, dando vueltas en el mismo lugar sin avanzar; otras, caminando en un laberinto sin salida y, otras (las afortunadas), llegando rápidamente a la meta. Los mapas son útiles por el valor que les dan a los ciudadanos y a los viajeros de cada ciudad. Los manuales son útiles por el valor y ayuda que les brindan a las organizaciones y a sus colaboradores para alcanzar sus metas. Lo más difícil es dar el primer paso para su elaboración; lo demás, es fácil. Para correr en un maratón, lo difícil es empezar a correr el primer kilómetro.15.  ¿Cuándo es conveniente contratar a un consultor externo?

• Cuando se requiere una metodología práctica y probada exitosamente en otras organizaciones

• Cuando la organización está muy ocupada con sus operaciones cotidianas y necesita brazos y mentes para hacer sus manuales

• Cuando hay una fecha límite para tener los manuales

• Cuando se requiere evaluar el estatus, efectividad y funcionamiento de la organización

• Cuando se requiere sensibilizar al equipo directivo acerca de los beneficios de contar con un sistema documentado

• Cuando se desea capacitar al equipo directivo y a sus brazos derechos sobre las técnicas y metodologías para elaborar políticas, procedimientos, formatos y manuales

• Cuando se requiere incorporar rápidamente la tecnología probada en otras organizaciones similares.

Contratar a un consultor para que elabore los manuales de políticas y procedimientos puede ser bueno, en algunos casos, siempre y cuando no haga a la organización dependiente de él porque, al momento de actualizar los manuales, los usuarios, quienes no participaron en su elaboración, no sabrían cómo revisarlos. Es más recomendable y saludable para la organización que la gente aprenda, junto con el consultor, a elaborar sus propios manuales.16. ¿Qué herramienta se puede usar, en lugar de la elaboración de manuales, para administrar una organización?Un buen sustituto de los manuales es la experiencia de la organización traducida en buenas costumbres y hábitos, apoyada en un funcional sistema de información, respaldada en una rotación casi nula de personal e inmersa en una cultura organizacional orientada al desarrollo y a la mejora continua. ¿Es difícil contar con todo esto? Bueno, la alternativa todavía sigue siendo la elaboración de manuales de políticas y procedimientos, sobre todo ahora que, a través del desarrollo de sistemas de información y de la Multimedia, se puede facilitar el desarrollo y aprendizaje de manuales de políticas y procedimientos.17.  ¿Cómo ayudan los manuales a normalizar una organización?Si pudiésemos observar en un microscopio a las organizaciones líderes en el mercado, observaríamos que éstas tienen en común 10 características que interactúan adecuadamente para proporcionarles una base sólida de crecimiento y desarrollo.Las 10 características de una organización normalizada son:

1.  Tienen un equipo directivo que dirige los esfuerzos de crecimiento y desarrollo de la organización

1. Tienen una cultura de resultados midiendo continuamente sus objetivos e indicadores

1. Conocen su posición competitiva frente a sus principales competidores

1. Tienen una estructura organizacional bien definida

1. Tienen programas anuales de certificación de competencias laborales

1. Se administran a través de políticas y procedimientos

1. Tienen un sistema de gestión certificado por un organismo de tercera parte

1. Tiene un proceso formal de planeación estratégica

1. Implantan planes y programas de mejora

1. Tienen una cultura organizacional homogénea.

Una organización sana se preocupa siempre por incorporar y adecuar permanentemente conocimientos y técnicas directivas a su tipo específico de negocio. La organización que no se actualiza, se va haciendo obsoleta y, de manera paulatina, va perdiendo competitividad. ¿Qué pasa con una casa a la cual no se le da mantenimiento continuamente? Primero, se va desgastando la pintura, después, empiezan a aparecer las goteras y, poco a poco, se van deteriorando los jardines, los closets, los baños, los pisos, las paredes, los muebles y todo lo demás, hasta que se requiere de un mantenimiento mayor. Igualmente, el tiempo y costo que implica recuperar la competitividad de una organización, son mucho mayores que actuar diaria y oportunamente.18.  ¿Cuáles son las etapas del Modelo MANUALES de GRUPO ALBE?Etapa 1                             Diagnóstico de la Estructura DocumentalEtapa 2                             Elaboración de los Procedimientos MaestrosEtapa 3                             Diseño de la Estructura DocumentalEtapa 4                             Desarrollo de los ManualesEtapa 5                             Aprobación y Liberación de los ManualesEtapa 6                             Difusión de los Manuales al 100%  del personalEtapa 7                             Seguimiento, Mantenimiento y Mejora de los Manuales19. ¿Cómo ayudan los manuales de políticas y procedimientos a incrementar las ventas?Los manuales, por sí solos, tal vez no ayuden a vender más, pero sí ayudan a consolidar las ventas actuales. ¿Por qué? Porque dentro de los manuales, se incorpora la tecnología de la organización para desarrollar nuevos productos, para implantar nuevas estrategias de mercado, para desarrollar clientes potenciales, para hacer cotizaciones atractivas, para negociar, para cerrar ventas y, en general, para hacer todo aquello que sea de vital importancia para la organización. Consolidar las ventas de una organización implica consolidar y documentar las técnicas y métodos específicos que usa la organización para incrementar sus ventas. Si una organización tiene bajas o nulas ventas, es porque todavía no ha aprendido a generar ventas, lo cual significa que aún no ha desarrollado técnicas y estrategias adecuadas que funcionen para su negocio. Un manual solamente recopila la experiencia existente. A un nadador de poco le serviría memorizar todas las técnicas de natación si no las practica directamente en el agua. Por otro lado, tampoco serviría de mucho que un nadador sea un experto si no enseña a nadar a los demás. Por lo tanto, el contenido de los manuales es tan valioso como valiosas sean las técnicas actualmente utilizadas por la organización.20.  ¿Cómo saber si ya es el momento adecuado de elaborar los manuales de políticas y procedimientos?

1. ¿Se percibe mucha acción y pocos resultados en las áreas? ¿Los accionistas y/o los clientes están insatisfechos con los resultados obtenidos?

1. ¿Hay poco análisis y discusión madura dentro de las juntas de trabajo?

1. ¿Hay demasiada información, muchos reportes y pocos resultados de alto impacto?

1. ¿La gente anda a la deriva sin tener objetivos, indicadores y metas definidas?

1. ¿Falta sinergia y apoyo entre las áreas para alcanzar objetivos que contribuyan al incremento de competitividad de la organización?

1. ¿Hay muchas oportunidades en el mercado que no se detectan o que no se aprovechan adecuadamente? ¿Hay muchos proyectos que se quedan a medias?

1. ¿Hay mucho desperdicio organizacional derivado de la estructura organizacional, de la indefinición de puestos, de la indefinición de políticas y procedimientos, de la poca orientación a resultados y de una cultura organizacional más familiar que institucional?

1. ¿La organización desconoce el grado en que está mejorando año con año su nivel de competitividad?

1. ¿A la organización le gustaría contar con algún modelo organizacional que le sirva de guía para incrementar su desempeño económico y su desempeño organizacional?

1. ¿Los accionistas perciben lentitud en los resultados obtenidos y/o pocos resultados en función de la inversión organizacional?

Si la mayoría de las respuestas son afirmativas, probablemente sea el tiempo adecuado para iniciar con la elaboración de los Manuales de Políticas y Procedimientos porque, además de alinear y balancear los procesos de negocio, se identificarían y capitalizarían más rápidamente las oportunidades de negocio.Si la mayoría de las respuestas son negativas, probablemente la organización tenga un buen desempeño y podría no requerir de Manual de Políticas y Procedimientos formal, sólo necesita seguir conservando el estilo de liderazgo y la cultura organizacional.Los Manuales de Políticas y Procedimientos son útiles en la medida que hay conciencia de tener una organización orientada a la calidad y a la obtención de resultados. En organizaciones que aceptan como normal la improvisación y la anarquía, no necesitan tener Manuales de Políticas y Procedimientos.El hombre razonable se adapta al mundo;el hombre irrazonable insiste en adaptar el mundo a él.Por lo tanto, el progreso depende del hombre irrazonable.George Bernard Shaw

Curso1/5 - Cómo Elaborar el Manual de Procedimientos - YouTube

https://www.youtube.com/watch?v=gXxtmyE-1S0

Que es un manual de procedimientos

Para A. Reyes Ponce, se trata de “Un folleto, libro, carpeta, etc., en los que de una manera fácil de manejar (manuable) se concentran en forma sistemática, una serie de elementos administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se presenta entre cada grupo humano en la empresa”.

De lo anterior se infiere que, la característica sobresaliente del Manual de Procedimientos la constituye el hecho de que es un documento escrito, a diferencia del Procedimiento en sí que está representado por la acción material. Es así como Graham Kellog indica que “Un procedimiento por escrito significa establecer debidamente un método estándar para ejecutar algún trabajo”. 

Queda claro entonces, que el Manual de Procedimientos le da a los procedimientos realizados (que no necesariamente establecidos), un carácter formal u oficial para una determinada tarea o conjunto de tareas, convirtiéndose en una guía orientadora en la consecución de un resultado eficaz y eficiente.

Por lo anterior, la elaboración de Manuales de Procedimientos dentro de la institución o empresa es una función de los directores, gerentes y demás personas con autoridad para la toma de decisiones, conducentes a mantener bien informados a los colaboradores sobre la forma de realizar las tareas de su competencia y evitar así, confusiones a la hora de llevar a cabo sus funciones, pero sirven, a la vez, como un instrumento de rendición de cuenta acerca dequé, cómo, cuándo y dónde se ejecutan las labores que son responsabilidad de cada funcionario.

Sin perjuicio de la descripción específica de los pasos a seguir para cumplir con tareas específicas, los Manuales de Procedimientos deben cumplir con otros objetivos no menos importantes para el buen desarrollo de la gestión administrativa, entre los cuáles podemos mencionar.

1.- Dar a conocer a todo el personal involucrado los objetivos, relaciones de dependencia, responsabilidades y políticas institucionales.

2.- Propiciar la uniformidad del trabajo, permitiendo que diferentes colaboradores puedan realizar diferentes tareas sin ningún inconveniente.

3.- Evitar duplicidad de funciones y, a la vez, servir como indicador para detectar omisiones.

4.- Propiciar mejoras en los procedimientos vigentes en procura de una mayor eficiencia administrativa.

5.- Facilitan la inducción de los nuevos colaboradores de la institución.

6.- Permite la integración de todos los colaboradores así como la funcionalidad integral del personal.

7.- Propicia el ahorro de esfuerzos y recursos

8.- Es un instrumento útil para los evaluadores y auditores del Control Interno.

En conclusión, un Manual de Procedimientos debidamente elaborado, permite al funcionario de la institución o empresa conocer claramente qué debe hacer, cómo, cuándo y dónde debe hacerlo, conociendo también los recursos y requisitos necesarios para cumplimentar una determinada tarea.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y FORMATOS

El manual de procedimientos y formatos se orientan a especificar ciertos detalles de las actividades que normalmente se ejecutan en una empresa con el fin de unificar criterios al interior de la empresa, a recuperar la información de la forma mas adecuada asegurando su calidad y por último agilizar la circulación de la información para que esta llegue oportunamente a las secciones que la requieren.
Cuando se trata de definir un nuevo formato, se deben tener en cuenta varios aspectos:

• El perfil del funcionario o funcionarios que deben diligenciar el formato (clientes objetivo). Esto con el fin de tener un diseño y una información a llenar adecuada al personal que lo elaborará. Se debe evitar información innecesaria, o que el funcionario objeto del formato comúnmente no conoce, o que sea dispendioso de diligenciar en una actividad que generalmente requiere de agilidad. Entre mas rápido se pueda llenar un formato (con ítems de selección, poco texto, etc.) mas rápido se obtiene la información requerida y el personal le disminuye su grado de apatía a su diligenciamiento.

• Evitar formatos que soliciten la misma información de diferentes formas o en otros formatos.

• En lo posible tratar porque no se recargue de formatos la gestión de un cargo. Se debe tener presente, que aunque es muy importante la información solicitada en un formato, el común de la gente es apática a su diligenciamiento. Por lo anterior se debe tratar de diseñar formatos sencillos y ágiles de diligenciar para que el personal no los evite.

• Debe existir un apoyo general y a todo nivel (directriz o política de la empresarial) que recalque la importancia del diligenciamiento de los diferentes formatos.

• Se debe escuchar a los funcionarios objetivos del formato (clientes del formato) para ir adecuándolos a los cambios de la organización. Es muy común que al implementar un software en una empresa se obvien algunos formatos o se deban suprimir para dar paso a un nuevo sistema de captura de información, o incluso de nivel de capacitación del personal a cargo de ingresar la información al sistema, lo cual implica un reajuste del plan de desarrollo del personal de la empresa.

Para cada formato se debe presentar la estructura del formato a diligenciar y una breve descripción (preferiblemente de una hoja como máximo) de la forma como se debe llenar. En esta descripción se debe especificar el recorrido del documento entre la empresa, donde se debe archivar y donde deben quedar tanto los originales como las copias si las tiene.
Cuando se traten de procedimientos generales dentro de la empresa se deben describir las actividades relacionadas, el objetivo del proceso y lo que debe arrojar como resultado, como es el caso de una acta, el reporte para dar de baja un activo, la descripciones de las acciones a seguir, etc.

Leer más: http://www.monografias.com/trabajos16/normas-y-procedimientos/normas-y-procedimientos.shtml#ixzz58G3O4z5A

Ejemplo de manual de procedimiento de recursos humanos

Manueles de procedimiento en las empresas

El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual se crea para obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización.

Las empresas en todo el proceso de diseñar e implementar el sistema de control interno, tiene que preparar los procedimientos integrales de procedimientos, los cuales son los que forman el pilar para poder desarrollar adecuadamente sus actividades, estableciendo responsabilidades a los encargados de las todas las áreas, generando información útil y necesaria, estableciendo medidas de seguridad, control y autocontrol y objetivos que participen en el cumplimiento con la función empresarial.

El sistema de control interno aparte de ser una política de gerencia, se constituye como una herramienta de apoyo para las directivas de cualquier empresa para modernizarse, cambiar y producir los mejores resultados, con calidad y eficiencia.

Autor
Giovanny Gómez

Transcripción de Procesos y Procedimientos Administrativos

Procesos y Procedimientos Administrativos

Un Proceso es una sucesión de pasos lógicos que se enfoca en lograr un resultado especifico , se puede decir que el proceso es un mecanismo que se diseña para mejorar y llevar un orden para poder seguir cada uno de los pasos que componen a este.

 Tiene un tiempo determinado para un cliente tanto interno como externo es muy importante aplicar los diferentes tipos de procesos en las empresas para que estas logren éxito en sus labores y tengan una base que se pueda trabajar de manera correcta.

• Los procesos clave son denominados operativos

y son propios de la actividad de la empresa, por ejemplo, el proceso de aprovisionamiento, el proceso de producción, el proceso de prestación del servicio, el proceso de comercialización,etc.

• Los procesos estratégicos

son aquellos procesos mediante los cuales la empresa desarrolla sus estrategias y define los objetivos. Por ejemplo, el proceso de planificación presupuestaria, proceso de diseño de producto o servicio.

• Los procesos de apoyo, o de soporte

son los que proporcionan los medios(recursos) y el apoyo necesario para que los procesos clave se puedan llevar a cabo, tales como proceso de formación, proceso informático, proceso de logística, etc 

Autora  Dóri Sirály for Prezi

¿Sabrías decir cuál es la diferencia entre proceso y procedimiento con exactitud?

Para la mayoría de personas, la línea que separa estos dos conceptos no está muy clara. Por ello, es importante saber que es un proceso, a diferencia de un procedimiento.

Para empezar y según dictamina la RAE, un proceso es una acción de ir hacia adelante. Simplemente. Cuando estamos inmersos en un proceso, significa que vamos evolucionando en un aspecto concreto. Es decir, no importan tanto el cómo sino el hecho de avanzar. De hecho, el segundo significado es transcurso del tiempo.

Si concretamos a procesos de una empresa, según la norma ISO 9001, el concepto de proceso radica en un conjunto de actividades interrelacionadas que convierten entradas en salidas —generalmente una salida es la entrada de otro proceso. La ISO utiliza este enfoque para poder gestionar de una manera fácil una organización y de esta forma saber cómo se interrelacionan sus partes constituyentes.

Mientras que un procedimiento es el método de ejecutar algunas cosas. Lo que nos lleva a desarrollar más el cómo. Un procedimiento sobre cómo elaborar un plan de empresa, se refiere a que está sujeto a una manera de hacer dicho plan. Si nos salimos de los pasos o fases marcados, ya no estaremos aplicando el procedimiento correspondiente.

Es importante saber que dentro de las características de un proceso, es que estos pueden ir cambiando a medida que avanza el proyecto, por ello se dice que es flexible y dinámico, a diferencia de un procedimiento.

Por este motivo, en Sinnaps bautizamos con el nombre de proceso, pues tiene un carácter más flexible. En los procesos puede aplicar los procedimientos o metodologías que más te gusten. En concreto, en los procesos que se ofrecen en el Process Store de Sinnaps, puedes convertirlos en proyecto habilitados para la edición.

Así pues, estas son las principales diferencias entre proceso y procedimiento:

PROCESO

— Etimológicamente significa desarrollo o avance

— Dinámico y flexible

— Sigue uno o varios procedimiento, según necesite

— El objeto de un proceso es optimizar los recursos

PROCEDIMIENTO

— Acción de avanzar siguiendo unos pasos fijos

— Estático

— Se puede aplicar en parte de un proceso o en el proceso entero

— Su objetivo es obtener de una determinada manera un resultado concreto

En Derecho se emplea mucho la diferencia entre proceso y procedimiento. Por ejemplo, un proceso es un juicio. Mientras que un procedimiento son las diligencias, formalidades y otros requisitos específicos para celebrar un juicio.

El concepto de proceso aplicado al mundo empresarial, es un conjunto de actividades relacionadas entre sí para obtener un objetivo común. Mientras el que procedimiento, es la forma de realizar cada parte del proceso o incluso el proceso entero se puede describir en un procedimiento. Un ejemplo son las normas ISO, como procedimientos para realizar determinadas acciones en una organización.

LOS PROCEDIMIENTOS EN LA ENSEÑANZA DE LA HISTORIA

       Los procedimientos se desprenden del método del historiador. Este último, como se precisó en el apartado anterior, consiste en: Recoger información sobre el tema objeto de estudio, formular hipótesis explicativas, analizar y clasificar las fuentes históricas, criticar las fuentes, identificar las causas y consecuencias y formular explicaciones de los hechos estudiados. 

       Los procedimientos constituyen un contenido en sí mismo y también una vía de acceso a los demás contenidos curriculares. Se trata de un contenido específico, que como tal, se ha de desglosar, secuenciar, programar, enseñar y evaluar. 

        En los Planes y Programas establecidos por el Ministerio de Educación para la Enseñanza de la Historia y las Ciencias Sociales en la Educación Media, este contenido es denominado “Habilidades”, no obstante, como se verá a continuación, cuando hablamos de “Procedimientos”, se hace referencia a un concepto mucho más amplio que las habilidades, las cuales podrían confundirse con simples actividades manuales, tales como hacer un comic, construir una línea de tiempo, hacer un cartel de propaganda, un diario mural, etc. 

       Ahora bien, para los fines de este trabajo, entendemos como procedimiento “las estrategias cognitivas específicas que se construye en los alumnos y alumnas a partir del aprendizaje de diversas técnicas caracterizadas por un sistema observable de acciones ordenadas y orientadas a uno o diversos objetivos de conocimiento de naturaleza histórica”.

        En la práctica las diversas estrategias se traducen en un sistema de acciones organizadas, que pueden ser especificadas a partir de una técnica de trabajo. Desde el punto de vista didáctico cada técnica debe constituir un sistema ordenado de acciones para conseguir un objetivo determinado.

Procedimientos en Historia. Secuenciación y Enseñanza. En: Iber. Didáctica de las Ciencias Sociales, Geografía e Historia. Los Procedimientos en Historia. Número, año I, julio 1994. Edita Grao Educación de Serveis Pedagogics, Barcelona. Página 33